公司如何建立档案室(如何建立办公室档案管理)

本文目录
如何建立办公室档案管理
建立办公室档案管理的方法:
(一) 建立档案管理制度:
1、各种档案按组卷要求,由立卷人整理,按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写,必须用蓝黑或黑墨水书写,禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借,确因工作需要借阅档案时,均应在档案室借阅。
(二) 建立档案库房管理制度:
1、档案库房是保存档案的重要基地,非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种,严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固,随走随关,班前班后要经常检查,严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内保持清洁卫生,有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
如何建立企业档案
一、提问者的提问不够详细,好比问:如何开汽车?面对这样的问题,你说如何回答才对呢?发动汽车、挂档、加油门就可以开了,呵呵,这样的回答又有谁会满意呢?
二、所以我只能简单说一下步骤:
1、问一下企业领导或上级档案部门,看本企业的档案在管理的时候如何分类,先要掌握本行业的档案分类标准;
2、继续问企业领导,看他管理档案想要达到一个什么样的标准,是档案柜、档案盒管理就行呢?还是要实现信息化管理?如果实现信息化管理,是要单个电脑管理就行,还是需要企业各部门联网管理;
3、根据企业领导的要求,再决定如何管理档案,如果仅仅是档案柜、档案盒管理,建立一个档案室,买些档案柜、档案盒就可以了,如果要实现信息化管理,就要上电脑、买档案软件,如在网上可以买到八百客、东方飞扬、万能档案等管理软件,找一款适合自己的就可以了。
企业新建档案室,应如何来做
一、对档案文件资料进行分类
比如管理制度、图纸、标准、人事档案等。也可根据需要在大类下设置小类,比如图纸大类下设置电器图纸、机械图纸、建筑图纸等。
企业迟早要进行ISO9000的体系认证,其中就有文件管理的内容,因此,在认证之前,在对各类档案文件资料编号时,都最好按照体系相关要求进行,以免认证时重新编号的麻烦。
二、建立检索系统
文件预期较多的话,最好是制作与档案文件资料对应的检索卡,以便查阅。至少也要建立检索目录,这样可以提高查阅的效率。
三、设置存放地点及相关硬件设施
选择独立的房间作为资料室,在设置必要的卷柜及书架等,其上固定同文件大类对应的标牌。
四、电脑化
这包括两个方面,一是检索系统的电脑化,一是档案文件资料的电脑化。
这样做的目的也有两个,一是提高文件的查阅效率,提高资料的利用率,二是为将来企业的OA建设打下基础。
五、防火防潮设施
这个不用多说,相信谁都明白意义在哪。
六、制度建设
制度主要包括几类:
1、档案文件资料的归档制度。
比如合同每年装订归档,技术文件如图纸等在项目结束就要归档,而且资料室签字确认归档后,管理部门才可视为项目结束。
2、资料借阅制度
这不仅是指借阅的手续,更重要的是资料的保密级别,比如生产线的员工就不应该有查阅销售合同的权限。
3、文件销毁的相关规定,比如一些管理文件在失效后,就要及时销毁,否则占用地方。而且要规定,文件的销毁决定权归口单位,还要规定销毁方式,不能随手就扔到垃圾箱里,因为那可能会造成泄密。
七、专职人员
档案文件资料的管理,是公司信息管理的重要部分,贵公司既然能在建立之初就想到这个问题,我相信,贵司的相关领导是很有远见的。既然如此,对于这项工作的重视就要考虑到专人的问题。
要求具备的条件至少有以下几个:
1、具有一定的档案管理经验。
2、熟悉电脑操作。至少比较熟悉WORD、EXCEL,最好对局域网也有一定了解。
3、具有严守企业机密的职业道德。当然,上岗之前签订保密合同是必须的。

本文相关文章:
frontpage网页制作(如何用Frontpage制作主页建立个人网站)
2026年5月14日 00:06
建造建设建立的区别?手机创建微信公众号的方法手机怎么创建微信公众号
2026年5月12日 09:22
更多文章:
有哪些好的软文营销案例_软文营销经典案例?微商软文标题怎么写才吸引人
2026年4月22日 18:07
西安网络优化培训机构公司(西安有哪些比较好的网络培训机构 网络工程师之类的)
2026年5月9日 23:41
网套加工机器设备(我要开一家床上用品加工厂(只加工被套 床单 枕套)需要什么设备 详细点 谢谢)
2026年5月2日 16:45
任丘那里有网站优化,SEO的技术吗?任丘华油信息网的网站简介
2026年4月24日 15:50
厦门广告公司排行榜(厦门十大装修公司排名,2018厦门装修公司半包、全包装修价格清单)
2026年5月15日 07:23
朝阳快照seo优化新手入门指南:朝阳快照seo优化新手如何快速上手
2026年6月11日 23:42















