公司如何建立档案室（如何建立办公室档案管理）
本文目录
如何建立办公室档案管理
建立办公室档案管理的方法：
(一) 建立档案管理制度：
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室借阅。
(二) 建立档案库房管理制度：
1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
如何建立企业档案
一、提问者的提问不够详细，好比问：如何开汽车？面对这样的问题，你说如何回答才对呢？发动汽车、挂档、加油门就可以开了，呵呵，这样的回答又有谁会满意呢？
二、所以我只能简单说一下步骤：
1、问一下企业领导或上级档案部门，看本企业的档案在管理的时候如何分类，先要掌握本行业的档案分类标准；
2、继续问企业领导，看他管理档案想要达到一个什么样的标准，是档案柜、档案盒管理就行呢？还是要实现信息化管理？如果实现信息化管理，是要单个电脑管理就行，还是需要企业各部门联网管理；
3、根据企业领导的要求，再决定如何管理档案，如果仅仅是档案柜、档案盒管理，建立一个档案室，买些档案柜、档案盒就可以了，如果要实现信息化管理，就要上电脑、买档案软件，如在网上可以买到八百客、东方飞扬、万能档案等管理软件，找一款适合自己的就可以了。
企业新建档案室,应如何来做
一、对档案文件资料进行分类
比如管理制度、图纸、标准、人事档案等。也可根据需要在大类下设置小类，比如图纸大类下设置电器图纸、机械图纸、建筑图纸等。
企业迟早要进行ISO9000的体系认证，其中就有文件管理的内容，因此，在认证之前，在对各类档案文件资料编号时，都最好按照体系相关要求进行，以免认证时重新编号的麻烦。
二、建立检索系统
文件预期较多的话，最好是制作与档案文件资料对应的检索卡，以便查阅。至少也要建立检索目录，这样可以提高查阅的效率。
三、设置存放地点及相关硬件设施
选择独立的房间作为资料室，在设置必要的卷柜及书架等，其上固定同文件大类对应的标牌。
四、电脑化
这包括两个方面，一是检索系统的电脑化，一是档案文件资料的电脑化。
这样做的目的也有两个，一是提高文件的查阅效率，提高资料的利用率，二是为将来企业的OA建设打下基础。
五、防火防潮设施
这个不用多说，相信谁都明白意义在哪。
六、制度建设
制度主要包括几类：
1、档案文件资料的归档制度。
比如合同每年装订归档，技术文件如图纸等在项目结束就要归档，而且资料室签字确认归档后，管理部门才可视为项目结束。
2、资料借阅制度
这不仅是指借阅的手续，更重要的是资料的保密级别，比如生产线的员工就不应该有查阅销售合同的权限。
3、文件销毁的相关规定，比如一些管理文件在失效后，就要及时销毁，否则占用地方。而且要规定，文件的销毁决定权归口单位，还要规定销毁方式，不能随手就扔到垃圾箱里，因为那可能会造成泄密。
七、专职人员
档案文件资料的管理，是公司信息管理的重要部分，贵公司既然能在建立之初就想到这个问题，我相信，贵司的相关领导是很有远见的。既然如此，对于这项工作的重视就要考虑到专人的问题。
要求具备的条件至少有以下几个：
1、具有一定的档案管理经验。
2、熟悉电脑操作。至少比较熟悉WORD、EXCEL，最好对局域网也有一定了解。
3、具有严守企业机密的职业道德。当然，上岗之前签订保密合同是必须的。
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